Điều khoản thanh toán trong hợp đồng cần làm rõ sáu điểm nào

Một điều khoản ghi đủ giá trị hợp đồng và số đợt thanh toán vẫn có thể gây bất đồng khi thực hiện. Câu hỏi thường nằm ở thời điểm tiền đến hạn, bộ hồ sơ cần gửi và cách xử lý khi hai bên chưa thống nhất việc nghiệm thu. Doanh nghiệp nên rà soát điều khoản cùng quy trình vận hành thực tế của mình.

Xác định sự kiện bắt đầu thời hạn thanh toán

Thay vì chỉ ghi “thanh toán trong 15 ngày”, cần xác định 15 ngày được tính từ sự kiện nào. Đó có thể là việc hoàn tất một mốc thực hiện, ký biên bản nghiệm thu hoặc nhận đủ bộ hồ sơ theo thỏa thuận. Mốc được chọn cần đủ rõ để hai bên xác định được bằng tài liệu.

Nếu nghĩa vụ thanh toán phụ thuộc nhiều điều kiện, nên chỉ ra từng điều kiện và quan hệ giữa chúng. Tránh để một đầu mối phải suy đoán xem ngày nhận hàng, ngày lập hóa đơn hay ngày ký biên bản mới là ngày bắt đầu tính hạn. Đây là nội dung cần được thiết kế theo giao dịch cụ thể.

Thống nhất bộ hồ sơ yêu cầu thanh toán

Liệt kê các tài liệu cần cung cấp, hình thức bản giấy hoặc điện tử, người nhận và kênh chuyển. Doanh nghiệp nên kiểm tra xem bộ hồ sơ đó có thể được lập đúng lúc trong thực tế hay không. Một điều kiện quá khó thực hiện có thể khiến nghĩa vụ thanh toán kéo dài dù phần việc chính đã hoàn thành.

Cũng cần dự liệu tình huống hồ sơ thiếu hoặc chưa phù hợp: bên nhận thông báo bằng cách nào, đầu mối nào phối hợp bổ sung và thời hạn thanh toán được xác định ra sao sau khi bổ sung. Quy trình phản hồi nên có cơ sở kiểm chứng để hạn chế việc hai bên nhớ khác nhau.

Làm rõ việc nghiệm thu và thanh toán từng phần

Với hợp đồng thực hiện theo đợt hoặc theo hạng mục, cần kiểm tra cách xác định phần đã hoàn thành, giá trị tương ứng và điều kiện để thanh toán phần đó. Một bất đồng ở hạng mục cuối có thể ảnh hưởng đến dòng tiền nếu hợp đồng không tách được các mốc thực hiện.

Nên thống nhất ai có thẩm quyền nghiệm thu, nội dung biên bản và cách xử lý phần còn phải hoàn thiện. Việc không có phản hồi hoặc tiếp tục sử dụng kết quả công việc có ý nghĩa gì phải được xem xét theo thỏa thuận và pháp luật áp dụng; không nên tự mặc định một cách xử lý cho mọi hợp đồng.

Xác định thông tin và đầu mối thanh toán

Thông tin người nhận tiền, tài khoản, đồng tiền thanh toán và đầu mối đối chiếu cần phù hợp với hồ sơ giao dịch. Nếu được thanh toán cho bên thứ ba hoặc có cơ chế bù trừ, điều kiện áp dụng nên được ghi nhận rõ.

Doanh nghiệp cũng nên có cách xác minh khi nhận đề nghị đổi tài khoản qua email hoặc tin nhắn. Người tiếp nhận không nên chỉ dựa vào một thông báo riêng lẻ mà bỏ qua quy trình phê duyệt nội bộ. Khi ghi nhận đã thanh toán, cần đối chiếu chứng từ và nội dung khoản tiền để xác định nghĩa vụ tương ứng.

Rà soát riêng lãi chậm trả phạt vi phạm và bồi thường

Các cơ chế này có căn cứ, điều kiện và cách xác định khác nhau. Khi soạn hợp đồng, cần xác định loại giao dịch, luật áp dụng và nội dung thỏa thuận trước khi lựa chọn mức hoặc cách tính. Không nên sao chép một tỷ lệ từ hợp đồng khác rồi áp dụng máy móc.

Ngoài câu chữ trong điều khoản, cần dự liệu tài liệu dùng để xác định thời gian chậm trả, phần nghĩa vụ bị vi phạm và khoản tổn thất được yêu cầu. Việc một bên đưa ra yêu cầu chưa đồng nghĩa với việc toàn bộ khoản tiền đó sẽ được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận.

Kiểm tra điều khoản cùng các phần liên quan

Điều khoản thanh toán cần được đọc cùng phạm vi công việc, tiến độ, nghiệm thu, tạm ngừng, chấm dứt và giải quyết tranh chấp. Một thay đổi ở tiến độ hoặc điều kiện bàn giao có thể làm điều khoản thanh toán không còn phù hợp nếu phụ lục chỉ sửa một phần.

Trước khi ký, người phụ trách kinh doanh, vận hành và kế toán nên cùng xác nhận quy trình có thực hiện được hay không. Khi phát sinh điều chỉnh, nên cập nhật bằng văn bản theo cơ chế đã thống nhất để các đầu mối sử dụng cùng một bộ thông tin.

Trao đổi cùng LexPrime

LexPrime hỗ trợ soạn thảo, rà soát và đàm phán hợp đồng theo mục tiêu giao dịch và thời điểm dự kiến ký. Liên hệ 0903 962 867 để trao đổi phạm vi hỗ trợ phù hợp với hồ sơ của anh/chị.

Căn cứ pháp lý và tài liệu tham khảo

Bộ luật Dân sự 2015, đối chiếu nội dung hợp đồng và nghĩa vụ trả tiền

Luật Thương mại 2005 và sửa đổi liên quan, đối chiếu nghĩa vụ thanh toán và chậm trả

Đọc thêm

Soạn thảo và rà soát hợp đồng

Tư vấn pháp lý thường xuyên

Bảy nhóm chứng cứ hợp đồng